Pomoc

Wprowadzanie dokumentów księgowych

W opcji tej dokonujemy wprowadzania danych księgowych ich modyfikacji (jeszcze przed zaksięgowaniem), wydruku nie zaksięgowanych dokumentów, księgowania wprowadzonych dokumentów oraz usunięcia błędnie wprowadzonego dokumentu.

Wprowadzanie dokumentów księgowych może być wspierane również technologią OCR.

Od czego należy rozpocząć wprowadzanie dokumentów księgowych?

Aby rozpocząć wprowadzanie dokumentów niezbędne jest zapoznanie się z definiowaniem kont księgowych oraz wprowadzaniem kontrahentów. Kontrahentów można także wprowadzać w trakcie wprowadzania dokumentów.

Jak posługiwać się oknem wprowadzania dokumentów?

wprowadzanie nowego dokumentu

Po wybraniu tej opcji , podajemy następujące dane:

Kontrahent – wybieramy z listy dostępnych kontrahentów interesującego nas kontrahenta. Możemy tego dokonać podając dowolny ciąg znaków bądź wybrać z listy. Przy wyborze kontrahenta mamy możliwość wprowadzenia nowego bądź edycji wybranego kontrahenta (szczegółowy opis tych funkcji znajduje się w opcji kartoteki kontrahentów). W przypadku ustawienia domyślnego konta księgowego dla kontrahenta zostanie ono automatycznie ustawione.

Konto księgowe (szablon księgowania) wybieramy z listy dostępnych kont księgowych – szablonów księgowania interesujące nas konto księgowe. Przy wyborze konta księgowego mamy możliwość wprowadzenia nowego konta księgowego bądź edycji wybranego konta księgowego (szczegółowy opis tych funkcji znajduje się w opcji kartoteki kont księgowych – szablonów księgowania)

Numer dokumentu – należy podać numer dokumentu który aktualnie jest wprowadzany (może to być nr faktury, rachunku, dowodu wewnętrznego, noty, listu przewozowego itp.)

Data dokumentu – należy podać datę wystawienia dokumentu

Dokument korygujący – zaznaczenie czy wprowadzone dane dotyczą dokumentu korygującego. Jest to jedynie informacja dla użytkownika, iż jest to dokument korygujący. Zaznaczenie tego pola nie zmienia wartości dokumentu na ujemną, ani innych czynności wpływających na obliczenia dokonywane w programie. Wartości wprowadzane do programu powinny być takie same jak wartości figurujące na fakturze.

Data zdarzenia gospodarczego – należy podać datę zdarzenia gospodarczego, która będzie widoczna w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Nie podlega zdrow. – zaznacz jeżeli chcesz aby zapis księgowy nie wpływał na obliczenie podstawy ubezpieczenia zdrowotnego.

Kolumna PKPiR – kolumna do której dokument zostanie zaksięgowany. Pola jest ustawiane na podstawie konta księgowego. Pole może być edytowane jeżeli w opcjach wprowadzania dokumentów księgowych zostanie ustawiona opcja dowolnej zmiany kolumny Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów podczas wprowadzania dokumentów księgowych.

Data księgowania – należy podać dzień miesiąca pod jakim wprowadzany dokument będzie ujęty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Domyślnie dokumenty mogą być wprowadzane w obecnym roku księgowym. Istnieje możliwość wprowadzenia dokumentu do innego roku księgowego, można to zrobić po odblokowaniu pola roku. Wprowadzanie dokumentów księgowych do innych lat księgowych może być ograniczone ze względu na wprowadzane parametry, dostępność roku księgowego. Nie wszystkie funkjonalności związane z wprowadzaniem dokumentu do innego roku mogą zadziałać – w tym wprowadzanie powiązanego dowodu wewnętrznego, przelewu etc.

Opis zdarzenia gospodarczego – wybieramy z słownika dostępnych opisów zdarzeń gospodarczych interesujące nas zdarzenie lub wpisujemy jednorazowo opis zdarzenia gospodarczego. Przy wyborze zdarzenia mamy możliwość wprowadzenia nowego bądź edycji wybranego zdarzenia (szczegółowy opis tych funkcji znajduje się w opcji opisów zdarzeń gospodarczych)

Uwagi – wprowadzamy dowolny tekst, który ma być umieszczony w polu uwagi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Notatki – miejsce na dodatkowe informacje o dokumencie – w pole to należy wpisać dodatkowe informacje o dokumencie. Zawartość tego pola przeznaczona jest wyłącznie dla użytkownika i nie będzie drukowana na żadnym zestawieniu.

Opis kosztu działalności badawczo-rozwojowej – miejsce na opis kosztu działalności badawczo-rozwojowej zgodnie z art 26e ustawy o podatku dochodowym. Opis ten dostępny jest w przypadku wybrania księgowania do kol. 16 PKPiR dla wzoru obowiązującego od kwietnia 2016 roku dla PKPiR, zgodnie z Rozporządzeniem MF z dnia 31 marca 2016 zmieniającym rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

Rodzaj rozrachunku – w zależności od wprowadzonych danych w koncie księgowym mamy do wyboru dwa warianty wprowadzania danych służące do rozrachunku należności i zobowiązań. Ze względu na typ dokumentu pod względem rozrachunku dokument możemy zakwalifikować do jednej z grup:

1. Zobowiązanie,
2. Należność,
3. Nie podlega rozrachunkom

Forma płatności – jeśli w rodzaju rozrachunku wybrana inną opcję niż „nie podlega rozrachunkom”, z listy możliwych form płatności wybieramy tę, która odpowiada księgowanemu dokumentowi lub wprowadzamy w oknie form płatności nową płatność.

Termin płatności – jeśli w rodzaju rozrachunku wybrana inną opcję niż „nie podlega rozrachunkom”, należy podać termin płatności księgowanego dokumentu.

Zapłacono – jeśli w rodzaju rozrachunku wybrana inną opcję niż „nie podlega rozrachunkom”, należy podać kwotę jaka została zapłacona. Zaznaczenie obok kwadraciku „Rozlicz całość” spowoduje po wypełnieniu pozycji RAZEM wpisanie tej wartości do pola ZAPŁACONO.

Rejestr – wybieramy z listy dostępnych rejestrów VAT interesujący nas rejestr. Domyślnie proponowany jest rejestr zdefiniowany w koncie księgowym, możemy jednakże wybrać inny dostępny rejestr VAT .

Transakcja wybieramy jedną z możliwości. Określenie odpowiedniego typu transakcji jest niezbędne między innymi w przypadku księgowania dokumentów „odwrotnego obciążenia”.

Oznaczenie dokumentu oznaczenie dokumentu na potrzeby VAT łącznie z podaniem GTU zobacz konta księgowe gdzie oznaczenia zostały opisane szczegółowo.

Data wpływu/Data ob.podatkowego/Data sprzedaży – w zależności od wybranego rodzaju rejestru wprowadzamy odpowiednią datę. Opis tego pola zmienia się zależnie od przyjętego typu rejestru VAT (dostawa(sprzedaż) czy nabycie(zakup)). Domyślnie przyjmuje wartość daty wystawienia dokumentu lub daty zdarzenia gospodarczego w zależności od opcji wprowadzania dokumentów księgowych. Możemy jednak wpisać tu dowolną wartość.

Miesiąc zaliczenia do VAT (należny/naliczony) – należy wprowadzić nr miesiąca zaliczenia księgowanego dokumentu do rejestrów VAT (można zaliczyć do miesiąca otrzymania dokumentu lub następnego)

Odliczenie VAT – procentowe odliczenie VAT. W przypadku podania kwoty mniejszej niż 100%, część kwoty, po zaksięgowaniu dokumentu, zostanie automatycznie przeliczona do pól „Bez odliczeń” oraz „W tym VAT” po zaksięgowaniu dokumentu. Nie odliczony VAT zostanie uwzględniony jako koszt w podatku dochodowych. Procentowe rozliczenie zostanie ujęte w rejestrach VAT, PKPiR oraz w deklaracji VAT7 jaki i PIT5/PIT5L po zaksięgowaniu takiego dokumentu.

Nie zaliczaj do KUP nieodliczonego VATzaznaczenie tej opcji spowoduje, że w PKPiR jak i w tworzeniu deklaracji PIT5 kwoty netto nie będą uwzględniały procentowego odliczenia VAT, podanego podczas księgowania dokumentów.

Nazwa usługi – nazwa usługi w przypadku wybrania rodzaju transakcji „Poza terytorium kraju zgodnie z art 100 ustawy” należy podać nazwę usługi, która będzie drukowana w rejestrze VAT przy tej transakcji.

Następnie o ile wybierzemy wcześniej rejestry 1 do 7 należy wprowadzić wartości netto i podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku. Po podaniu kwoty netto podatek VAT jak i kwota brutto, dla danej stawki są wyliczane automatycznie. Istnieje możliwość podania własnej kwoty podatku lub kwotę brutto. Dla wprowadzonej kwoty bruttom po naciśnięciu ENTER nastąpi ponowne przeliczenie kwot VAT-u jak i kwoty netto wynikającej z podanej i potwierdzonej kwoty brutto. W związku z powyższym w celu prawidłowego wyliczania kwot należy stosować zasadę przechodzenia pomiędzy polami przy pomocy klawisza klawiaturowego TAB. Wprowadzając kwotę bez odliczeń dla transakcji dokonywanych po 1 maja 2004 roku a jednocześnie dla transakcji związanych z zakupem od paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, która nie podlega odliczeniu od podatku należnego zgodnie z Art.88 ust.1 pkt.3 ustawy lub przy nabyciu, imporcie, najmie, dzierżawie lub leasingu pojazdów samochodowych, która nie stanowi podatku naliczonego należy podać dodatkowo kwotę podatku VAT zawartą w kwocie Bez odliczeń. Można również dla pozostałych nabyć, dla których VAT nie podlega odliczeniu, także wprowadzić nieodliczaną kwotę VAT zawartą w kwocie Bez odliczeń.

RAZEM – podsumowania wartości netto, podatku VAT oraz wartości brutto uzupełniane są automatycznie.

Razem – Kwota brutto/razem z wprowadzanego dokumentu. Istnieje możliwość podania własnej kwoty brutto.

W oknie tym oprócz standardowych skrótów klawiszowych obsługiwane są następujące skróty klawiszowe:

CTRL+Q

natychmiastowe przejście do wypełniania kwot netto,

CTRL+W

natychmiastowe przejście do kwoty netto drugiej stawki,

CTRL+E

natychmiastowe przejście do kwoty netto trzeciej stawki,

CTRL+4..9

natychmiastowe przejście do kwoty netto N-tej stawki,

CTRL+R

natychmiastowe przejście do pola „Razem”,

Według standardowych ustawień (zalecanych) zależność pomiędzy poszczególnymi datami jest następująca:

Data zdarzenia gospodarczego według

daty dokumentu

Data księgowania według

daty zdarzenia gospodarczego

Data sprzedaży według

daty zdarzenia gospodarczego

Data wpływu według

daty księgowania

Zależności można zmienić w opcjach programu.

– akceptacja wprowadzonych danych (zapisanie wprowadzonych danych do zbioru wpisów (BUFORA) dokumentów oczekujących na zaksięgowanie).

– zrezygnowanie z zapisu wprowadzonych danych

– wydrukowanie dokumentu (dowodu) księgowego. Opcja ta służy do wydrukowania dokumentu (dowodu) księgowego dla wprowadzonych danych. Dokument taki może być także wydrukowany w podglądzie okna zaksięgowanych dokumentów.

– edycja poprawianie wprowadzonego dokumentu

Po wybraniu tej opcji mamy możliwość poprawy – ponownej edycji wprowadzonego wcześniej dokumentu. Wszystkie czynności są takie same jak po naciśnięciu

– klonowanie wprowadzonego dokumentu księgowego.

Jeżeli chcesz wprowadzić podobny dokument księgowy np. amortyzację, opłaty pocztowe, wyciągi bankowe itp. tego, który został już wprowadzony wcześniej, możesz „klonować” wprowadzony-wybrany dokument księgowy, dokonać w nim odpowiednich zmian jeśli jest to konieczne. Korzystanie z tej opcji może znacząco zmniejszyć czas wprowadzania poszczególnych dokumentów oraz zmniejszyć prawdopodobieństwo popełnienia błędu podczas ich wprowadzania.

– wydruk wprowadzonych dokumentów

Po wybraniu tej opcji mamy możliwość wydruku wprowadzonych wcześniej dokumentów

księgowanie wprowadzonych dokumentów

Po wybraniu tej opcji mamy możliwość zaksięgowania wprowadzonych wcześniej dokumentów. Można zaksięgować wszystkie wprowadzone dokumenty albo tylko dokumenty dotyczące obecnego miesiąca księgowego. Można także zaksięgować tylko wybrany dokument.

usunięcie wprowadzonego dokumentu

Po wybraniu tej opcji mamy możliwość usunięcia wprowadzonego wcześniej dokumentu.

zmiana miesiąca księgowego

Po wybraniu tej opcji mamy możliwość zmiany miesiąca księgowego. Zmiana ta dotyczy tylko nowo wprowadzanych dokumentów. Dokumenty wprowadzone wcześniej zostaną zaksięgowane z miesiącem księgowania takim jaki był w momencie ich wprowadzania.

Aby tego dokonać należy najpierw zdefiniować konto księgowe w którym zaznaczymy opcję „Eksport”. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat zapoznaj się z rozdziałem poświęconym definiowaniu kont księgowych – szablonów księgowania.

Sumy z poprzednich miesięcy należy wprowadzić jako dokumenty zbiorcze na koniec każdego z miesięcy. Należy utworzyć odpowiednią ilość dokumentów odpowiadającą ilości kolumn Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (bądź stawek Ewidencji Przychodów) oraz rejestrów VAT jakie dotyczą dokumentów danego miesiąca. W pole numer dokumentu można podać na przykład „PKPiR 7” dla sumy dokumentów 7 kolumny Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów. W pole kontrahenta natomiast można podać utworzonego wcześniej kontrahenta o nazwie skróconej „Zbiorczy”.

Aby wprowadzić wartości dokumentu do dwóch różnych kolumn Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów należy wprowadzić utworzyć taką ilość dokumentów o tym samym dniu księgowania i numerze dokumentu, do ilu kolumn Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów chcemy wpisać wartości. Każdy z dokumentów musi być księgowany w oparciu o odpowiednie konto księgowe, dzięki któremu zostanie wpisany do właściwej kolumny Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Aby połączyć moduł księgowy z modułem kasowym wystarczy w formie zapłaty zdefiniować, aby w trakcie wprowadzania zapłaty tworzony był dokument kasowy. W ten sposób wprowadzając dokument z wykorzystaniem danej formy zapłaty program automatycznie zapyta się czy wprowadzić dokument kasowy i dodatkowo uzupełni dokument kasowy wszystkimi niezbędnymi danymi.

Zgodnie z art.86a ust. 1 W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

W związku z tym w programie fakturę w takim przpadku należy zaksięgować przy pomocy konta księgowego (szablonu księgowania) zdefiniowanego w następujący sposób:

Księgując fakturę należy kwoty wprowadzić tak jak są na fakturze, zwracając uwagę na pozycje % odliczenia VAT

Dane z tak zaksięgowanego dokumentu trafią do:

• • Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w kwocie 111,50 zł do kol. 13 PKPiR(nieodliczony VAT jest kosztem)
  • Rejestru VAT kwota 50 zł (albo 100 zł z zależności od ustawienia sposobu odliczania netta) w stawce 23% VAt 23% w kowcie 11,50 zł, w poz. Bez odliczeń kwota 61,50 zł (albo 11.50 zł) a w poz. W tym VAT kwota 11.50 zł

Zgodnie z art.86a ust. 1 W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

W związku z tym w programie fakturę w takim przpadku należy zaksięgować przy pomocy konta księgowego (szablonu księgowania) zdefiniowanego w następujący sposób:

Księgując fakturę należy kwoty wprowadzić tak jak są na fakturze, zwracając uwagę na pozycje % odliczenia VAT

Dane z tak zaksięgowanego dokumentu trafią do:

• • Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w kwocie 2 230 zł do kol. 13 PKPiR(nieodliczony VAT jest kosztem)
  • Rejestru VAT kwota 1 000 zł (albo 2 000 zł z zależności od ustawienia sposobu odliczania netta) w stawce 23% VAt 23% w kowcie 230 zł, w poz. Bez odliczeń kwota 1 230 zł (albo 230 zł) a w poz. W tym VAT kwota 230 zł.

w programie fakturę w takim przpadku należy zaksięgować przy pomocy konta księgowego (szablonu księgowania) zdefiniowanego w następujący sposób:

Księgując fakturę należy kwoty wprowadzić tak jak są na fakturze, zwracając uwagę na pozycje % odliczenia VAT

Dane z tak zaksięgowanego dokumentu trafią do:

• • Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w kwocie 123 zł do kol. 13 PKPiR(nieodliczony VAT jest kosztem)
  • Rejestru VAT kwota 0 zł (albo 100 zł z zależności od ustawienia sposobu odliczania netta) w stawce 23% VAt 23% w kowcie 0 zł, w poz. Bez odliczeń kwota 123 zł (albo 23 zł) a w poz. W tym VAT kwota 23 zł

Zgodnie z art.86a ust. 1 W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

W związku z tym w programie fakturę w takim przpadku należy
zaksięgować przy pomocy konta księgowego (szablonu księgowania)
zdefiniowanego w następujący sposób:

Księgując fakturę należy kwoty wprowadzić tak jak są na fakturze, zwracając uwagę na pozycje % odliczenia VAT

Dane z tak zaksięgowanego dokumentu trafią do:

• • Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w kwocie 111,50 zł do kol. 13 PKPiR(nieodliczony VAT jest kosztem)

• • Rejestru VAT kwota 50 zł (albo 100 zł z zależności od ustawienia sposobu odliczania netta) w stawce 23% VAt 23% w kowcie 11,50 zł, w poz. Bez odliczeń kwota 61,50 zł (albo 11.50 zł) a w poz. W tym VAT kwota 11.50 zł

Zakup środka trwałego należy zaksięgować przy pomocy konta księgowego (szablonu księgowania) zdefiniowanego w następujący sposób

Księgując fakturę z danymi np. Netto 23% 5 000 zł VAT 1 150 zł zaksięgować w następujący sposób:

Dane z tak zaksięgowanego dokumentu trafią do:

• • Rejestru VAT netto 5 000 zł VAT do odliczenia 1 150 zł Do deklaracji VAT7 lub VAT7/K poz. 39. 5 000 zł a do poz. 40. 1 150 zł pod warunkiem iż zakup był związany wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi