Po wypełnieniu formularza ręcznie bądź przy skorzystaniu z opcji aktualizacji (zalecane), należy kliknąć na ikonkę E-deklaracja.
Ukaże się okno przedstawiające zgromadzone z formularza dane. Prosimy dokładnie sprawdzić dane, a w szczególności zwrócić uwagę na pola przy których widoczna jest czerwona gwiazdka. Oznacza ona, iż pole jest wypełnione błędnie lub nie jest w ogóle wypełnione. Niektóre pola nie mogą pozostać puste i muszą zawierać informację. Przykładem takiego pola jest „Gmina”. Błędne wypełnienie może dotyczyć np. niewłaściwego formatu daty albo niewłaściwej liczby znaków (np. jedenastoznakowy REGON). Szczególnym przypadkiem są pola kraju oraz urzędu skarbowego.
Program potrafi rozpoznać urząd skarbowy w przypadku dostarczenia dodatkowych (zbędnych z punktu widzenia systemu e-deklaracji) informacji, np. adres urzędu, jednakże wymaga pojawienia się kluczowych dla rozpoznania słów w prawidłowej formie, np. w zwrocie „Pierwszy Urząd Skarbowy We Wrocławiu” najistotniejsze jest „Pierwszy” i „Wrocławiu”, które nie mogą zawierać literówek i muszą pojawić się właśnie w takiej formie.
Jeśli program stwierdzi, iż któraś z danych jest nieprawidłowa lub jej brakuje, przed dodaniem do zestawienia e-deklaracji, poinformuje o tym użytkownika.
Program nie uniemożliwia utworzenia e-deklaracji zawierającej błędne dane, choć w zdecydowanej większości przypadków ostrzeżenie o błędnym wypełnieniu oznacza odrzucenie formularza przez system e-deklaracji. Jednocześnie sprawdzenie wprowadzonych danych jest bardzo proste i pomyślne dodanie e-deklaracji nie jest równoznaczne z przetworzeniem e-deklaracji z pozytywnym wynikiem – jeśli pojawi się jednakże błąd dotyczący przetwarzania e-deklaracji, program poinformuje o nim użytkownika.
Po pomyślnym dodaniu e-deklaracji otwiera się okno zestawienia (dostępne także przez opcję z menu).
Kolejnym krokiem jest podpisanie e-deklaracji. W tym celu należy wybrać opcję Podpisywanie umożliwiającą:
- Podpisanie e-deklaracji z poziomu programu przy pomocy modułu PEMI przy pomocy podpisu kwalifikowanego.
- Podpisanie e-deklaracji za pomocą swoich danych.
- Zapisanie e-deklaracji do pliku, podpisanie przy pomocy innej aplikacji i zaimportowanie podpisanej e-deklaracji z pliku.
W przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów z podpisem kwalifikowanym czy to na poziomie podpisywania czy też przetwarzania e-deklaracji), zalecamy próbę podpisania e-deklaracji przy pomocy innej aplikacji (np. Protektora PEMI) i zaimportowanie ponownie do programu lub też skorzystanie z interaktywnych formularzy PDF stworzonych przez MF, do których można zaimportować dane zapisane w zestawieniu e-deklaracji.
Podpisaną prawidłowym kluczem lub swoimi danymi e-deklarację można wysłać przy pomocy opcji Wyślij
W celu zapoznania się z działaniem systemu e-deklaracji, zalecamy wysłanie na próbę kilku podpisanych formularzy na adres środowiska testowego.
Po wysłaniu e-deklaracji do przetworzenia, program pyta o wysłanie żądania potwierdzenia. W wyniku wysłania żądania potwierdzenia, otrzymywany jest kod oraz opis dotyczący stanu przetworzenia e-deklaracji. W niektórych przypadkach opis zawiera także sugestie dalszego postępowania. W przypadku, gdy e-deklaracja nie została
jeszcze przetworzona, można ponownie zażądać potwierdzenia korzystając z przyciskiu Potwierdź.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowych danych w e-deklaracji, należy poprawić odpowiednie pozycje w formularzu (np. uzupełnić brakujące dane), a następnie ponownie utworzyć e-deklarację nadpisując istniejącą, a następnie podpisać i ponownie wysłać.