Pomoc

Wiadomości ogólne

Firma może zarówno sprzedawać towar, świadczyć pewną usługę odbiorcy jak również może być odbiorcą (kupującym) towarów. Gdy jest dostawcą wystawia dokumenty WZ, gdy jest odbiorcą dokumenty PZ. Przyjęte towary przechowywane są w „magazynie” i dzięki prawidłowemu prowadzeniu obiegu dokumentów możemy kontrolować stany magazynowe poszczególnych towarów. W celu sprawdzenia poprawności stanów ewidencyjnych z rzeczywistymi w „magazynie” należy co pewien okres czasu przeprowadzić inwentaryzację i remanent wewnętrzny (nie mający skutków podatkowych). Na koniec roku podatkowego należy obowiązkowo przeprowadzić inwentaryzację i remanent końcowy.

O usługach

Jeżeli chcemy, wprowadzić „towar”, którego obroty nie będą brane pod uwagę podczas wystawiania dokumentów należy definiując dane o towarze wybrać w polu „Typ”, iż jest to usługa. Program w takim przypadku podczas wystawiania dokumentu WZ nie będzie zmniejszał ilości na magazynie. Usługi są także podstawą pozycją faktur FA.
Dla tak zdefiniowanych usług można wystawić tylko dokument WZ oraz jego korektę KWZ. Nie można natomiast dla tego typu towaru wystawiać innych dokumentów PZ, RW, PW lub BO.

Podział kartoteki towarów na magazyny

Każdy towar bądź usługa ma przyporządkowany dokładnie jeden magazyn. W tym magazynie określona jest cena sprzedaży danego towaru jej stan oraz dodatkowe parametry towaru. Wyróżnikiem towaru w magazynie jest jego indeks, nie mogą zatem istnieć dwa towary o takim samym indeksie w jednym magazynie. Dopuszczona natomiast jest sytuacja w której istnieją dwa towary bądź usługi o takich samych lub innych parametrach i dokładnie takim samym indeksie, znajdujące się w innych magazynach. Zarządzanie wieloma magazynami ma wiele zalet, pozwala ona między innymi:

• Podzielić towary i usługi według typów, w ten sposób aby w jednym magazynie znajdowały się same towary, a w drugim same usługi.
• Podzielić towary na kilka grup ze względu na rodzaj towaru, porządkując tym samym magazyn.
• Podzielić towary ze względu na odpowiednie grupy kontrahentów.
• Podzielić towary ze względu na ceny. W różnych magazynach mogą znajdować się te same towary lecz w różnych cenach.
• Podzielić towary ze względu na miejsce składowania.

Wprowadzanie nowych towarów i edycja już wprowadzonych

By przejść do okna towarów i usług należy wybrać z Menu opcję Magazyn/Towary/Kartoteka towarów. Pojawi się okno, w którego górnej części znajdują się informacje o wybranym towarze lub usłudze. W dolnej części znajduje się lista towarów i usług, które zostały do obecnej chwili wprowadzone.

Jeżeli cena sprzedaży będzie poniżej ostatniej ceny zakupu, wtedy cena zostanie oznaczona kolorem czerwonym. Jeżeli cena sprzedaży będzie powyżej ostatniej ceny zakupu ale poniżej minimalnego narzutu.

„Indeks” jest polem, które jednoznacznie identyfikuje dany towar lub usługę i jest niepowtarzalny. Najlepiej jest korzystać wypełniając pole „Indeksu” skrótami, które będą wystarczająco jasne i przejrzyste, by w prosty sposób i szybko użytkownik mógł zidentyfikować dany towar lub usługę. Pełną nazwę towaru należy wpisywać w pole „Nazwa”.

Jeżeli chcemy nadać pierwszy wolny numer indeksu bądź kolejny wolny numer indeksu wystarczy, iż naciśniemy na polu indeksu prawym przyciskiem myszy, a otworzy się specjalne menu zawierające te właśnie opcje. Można także skorzystać z automatycznej numeracji indeksów.

Na samym dole znajdują się następujące przyciski:

dodawanie nowego towaru, usługi

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym należy podać informacje o towarze bądź usłudze: indeks, nazwę, symbol CN/PKWiU, jednostkę miary, typ (towar lub usługa), cenę sprzedaży oraz jeśli Firma jest w VAT, stawkę podatku VAT jakiej podlega dany towar. Część tych wartości będzie wykorzystywana jako wartości domyślne, na przykład podczas wprowadzania dokumentu WZ.

Magazyn wprowadzając pozycję to kartoteki towarów należy zdefiniować do którego magazynu dany towar bądź usługa będzie należeć. Wybranie magazynu jest obligatoryjne.

Indeks jest to unikatowe, w zakresie jednego magazynu, oznaczenie towaru bądź usługi.

EAN-13 13 cyfrowy kod kreskowy pozwalający jednoznacznie zidentyfikować dany towar.

Symbol CN/PKWiU w pole to należy wprowadzić odpowiedni symbol symbol CN/PKWiU.

Nazwa jest to rozszerzony opis towaru bądź usługi. Dodatkowo nazwę to można będzie nieznacznie modyfikować wprowadzając towar bądź usługę do dokumentu.

GTU kod grupy towarów i usług dla potrzeb VAT. Grupa ta będzie wykorzystywana w celu prawidłowego oznaczenia dokumentu księgowego dla potrzeb pliku JPK VAT, kody GTU mogą być również wydrukowane na wystawianej fakturze VAT.

• GTU-01 – Dostawa napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU-02 – Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
• GTU-03 – Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
• GTU-04 – Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU-05 – Dostawa odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU-06 – Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU-07 – Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 – 8708 oraz CN 8708 10
• GTU-08 – Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU-09 – Dostawa leków oraz wyrobów medycznych – produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.)
• GTU-10 – Dostawa budynków, budowli i gruntów
• GTU-11 – Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532)
• GTU-12 – Świadczenie usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych
• GTU-13 – Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej – Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1

Dane podstawowe

W zakładce tej można zdefiniować wszystkie ogólne dane dotyczące towaru:

Jednostka miary jednostka miary, która będziemy się posługiwać dokonując transakcji i według której mierzony będzie stan towaru na magazynie.

Typ określa nam czy będzie to towar czy usługa.

Stawka VAT jakiej podlega towar bądź usługa.

Załącznik 15 znacznik dla towaru lub usługi wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Schemat księgowy według którego pozycja ma być księgowana. Opcja ta dostępna jest jedynie jeżeli włączona jest opcja księgowania według schematów księgowych. Istnieje również możliwość określania stawki dla całego magazynu.

Stawka ryczałtu odpowiednia dla danej pozycji. W przypadku gdy wprowadzona jest wartość 0% oznacza że stawka nie jest przypisana. Opcja ta dostępna jest jedynie jeżeli firma rozlicza się na podstawie ryczałtu. Istnieje również możliwość określenia stawki ryczałtu dla całego magazynu.

Stan magazynowy jest obecny stanem towaru w danym magazynie. Pozycja ta nie jest dostępna podczas wprowadzania ani edycji danych o towarze. Aby zmienić stan magazynowy należy wprowadzić odpowiedni dokument magazynowy.

Zarezerwowano ilość zarezerwowanego towaru w danym magazynie. Pozycja ta nie jest dostępna podczas wprowadzania ani edycji danych o towarze. Aby zmienić ilość zarezerwowanego towaru należy skorzystać z opcji „Zarezerwuj” w zamówieniach.

Minimalny stan magazynowy – Pozycja ta określa minimalny kontrolowany stan magazynowy danego towaru. Dzięki wprowadzeniu odpowiedniej wartości, korzystając z filtrów w kartotece towarów oraz w oknie stanów magazynowych można kontrolować towary, których obecny stan na magazynie jest niższy niż podany. Na podstawie tych danych można także sporządzić arkusz kalkulacyjny.

Normalny okres zbywania towaru – Liczba dni w których towar powinien być sprzedany – wartość tu określona jest używana w Zestawieniu towarów trudno zbywalnych.

Waga – waga towaru, która może być użyta do określenia sumarycznej wagi wszystkich wydawanych towarów i wydrukowana na dokumencie WZ.

Ceny standardowe

Zakładka ta służy do zdefiniowania domyślnych cen dla danego towaru

Cena sprzedaży określona dla danego towaru. W systemie można zdefiniować do 4 różnych cen sprzedaży. Nazwy cen można zdefiniować w oknie opcji kartoteki towarów. Oprócz możliwości zdefiniowania standardowych cen sprzedaży dla danego towaru można wykonać odstępstwa od cen dla poszczególnych klientów. Można tego dokonać w cenniku indywidualnym

Cena jednostkowa – cena za główną jednostkę miary. Program przelicza pierwszą cenę sprzedaży na jednostki główne (litr, kilogram, metr) i podaje cenę jednostkową. Cena jednostkowa pobierana jest na podstawie nazwy towaru, jej jednostki miary oraz nazwy. Np. Podając w nazwie towaru „Jabłka 250g” oraz cenę 4 zł, otrzymamy cenę jednostkową 16zł/kg.

Cena ważona – uśredniona cena ważona w jakiej kupowany był towar.

Ostatnia cena zakupu – wartość ta jest automatycznie aktualizowana przy wprowadzaniu dokumentów zakupu towaru.

Narzut – w przypadku włączenia systemu automatycznego nadawania cen sprzedaży na podstawie cen zakupów oraz ustalonego narzutu można kontrolować ceny sprzedaży. W pole narzut należy więc wpisać pożądaną wielkość narzutu jaki chce się uzyskać na danym towarze. Uwaga! Narzut będzie dotyczyć tylko pierwszej ceny sprzedaży

Opis i zdjęcie

W zakładce tej można wprowadzić dodatkowy opis towaru np. terminy gwarancji, kolor, smak itp, a także wybrać zdjęcie z pliku graficznego.

edycja istniejącego towaru, usługi

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym można zmienić informacje o towarze bądź usłudze: nazwę, symbol CN/PKWiU, jednostkę miary, typ (towar lub usługa), cenę sprzedaży oraz jeśli Firma jest w VAT, stawkę podatku VAT jakiej podlega dany towar.

wydruk kartoteki towarów

Po wybraniu tego pola zostanie wydrukowana kartoteka towarów z uwzględnieniem zastosowanych filtrów.

filtry kartoteki towarów

Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym będzie można wybrać interesujące nas filtry oraz ustalić wartości, według których będą one filtrować kartotekę towarów. Można wybrać zarówno pojedyncze filtry, jak i ich kombinacje.

wyszukiwanie towaru lub usługi

Pole to służy do wyszukiwania w kartotece towaru lub usługi na podstawie indeksu, nazwy lub symbolu CN/PKWiU.

usuwanie towaru lub usługi z kartoteki

Pole to umożliwia usunięcie wybranego towaru lub usługi z kartoteki towarów pod warunkiem, iż z danym towarem lub usługą nie były dokonane żadne transakcje magazynowe.

zmiana domyślnego magazynu.

Przycisk ten umożliwia szybką zmianę domyślnego magazynu.