W oknie można sortować dokumenty według wybranego kryterium. Jeżeli sortowanie ustawiony jest według kolumny „Lp” to dokumenty ułożone będą według kolejności w jakiej występowały w pliku źródłowym. W przypadku plików JPK_FA program podczas importowania może zmienić kolejność importowanych dokumentów tak aby uporządkować je zgodnie z zasadami numeracji faktur ustawionymi w programie.
importowanie dokumentów z pliku wyeksportowanego z programu.
Przycisk ten pozwoli zaimportować dane wyeksportowane z programów. Będzie można wskazać plik eksportowania danych. Opcja ta jest niezwykle przydatna wtedy gdy programy zainstalowane i uruchamiane są na innych komputerach. Opcja ta używana może być do zaimportowania dokumentów z innych systemów, dane muszą być zdefiniowane w jednym z dostępnych formatów opisanych w rozdziale poświęconym formatom importowanych dokumentów.
Można również przeciągnąć wybrane pliki z okna Eksploratora Windows, do tabeli importowanych plików, zapoczątkuje to import wybranych plików do systemu.
Program automatycznie dobierze najbardziej odpowiednie konto księgowe na podstawie informacji o kolumnie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów do której powinna być zaksięgowana kwota.
W przypadku gdy w importowanym pliku nie ma jednoznacznej informacji dotyczącej konta księgowego oraz kolumn czy rejestru VAT system może podjąć próbę dopasowania konta księgowego w oparciu o opis zdarzenia gospodarczego jeżeli jest dostępny.
importowanie wszystkich dokumentów z katalogu.
Przycisk ten pozwoli zaimportować wszystkie pliki z wskazanego katalogu. Funkcjonalność ta działa tak jak import z pliku, ale dla wszystkich plików z katalogu.
Przycisk ten pozwoli zaimportować wystawione faktury sprzedaży oraz dołączone dokumenty księgowe.
Pobierane są wszystkie faktury, które do tej pory nie zostały pobrane w wskazanym okresie dat. Pobierane są również wszystkie niepobrane dokumenty z datą wystawienia do 90 dni wstecz.
Pobierane są wszystkie dokumenty księgowe, które zostały dodane do portalu i nie zostały jeszcze zaimportowane.
Jeżeli dokument lub faktura zostanie pobrany z portalu do systemu księgowego zmienia się jego status na „Dostarczony do księgowości”. W trakcie zamykania okresu księgowego zaksięgowane dokumenty zostaną przesłane do Portalu Klienta i stan ich zostanie zmieniony na „Zaksięgowany”.
Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Portal Klienta.
importowanie dokumentów z sklepu internetowego.
Przycisk ten pozwoli zaimportować dane pobierając je bezpośrednio z systemu. Operacja ta dostępna jest obecnie dla sklepu SkyShop.pl oraz Baselinker.
wprowadzanie zaimportowanych dokumentów.
W celu dokończenia procedury importowania należy wprowadzić zaimportowane dokumenty. Po naciśnięciu przycisku
istnieje możliwość wprowadzenia tylko wybranego dokumentu, który chcemy wprowadzić, zaznaczonych dokumentów lub wszystkich. Operacja ta otworzy okno wprowadzania dokumentów. Większość pozycji zostanie wypełniona i dokument będzie gotowy do wprowadzenia.
Kontrahent którego dotyczy dokument musi także zostać wcześniej wprowadzony do kartoteki. W przypadku nie odnalezienia danych w kartotece program automatycznie zaproponuje dodanie kontrahenta.
Istnieje również możliwość wprowadzanie wszystkich zaimportowanych dokumentów. Warunkiem wprowadzenia wszystkich zaimportowanych dokumentów jednym kliknięciem jest, aby w systemie istnieli już wprowadzeni kontrahenci oraz konta księgowe niezbędne do wprowadzania dokumentów księgowych.
inne funkcje:
Edytuj masowo wybrane parametry – funkcja pozwala zmienić masowo dla zaznaczonych dokumentów konto księgowe i/lub opis. Parametry są ustawiane tylko i wyłącznie jeżeli są określone w oknie edycyjnym.
Zmień oznaczenie wielu dokumentów – funkcja pozwala zmienić masowo dla zaznaczonych dokumentów oznaczenia VAT dla dokumentów np. kody GTU. Funkcja dostępna jest tylko przy zaznaczeniu dokumentów z tym samym rejestrem VAT oraz typem transakcji.
usunięcie zaimportowanych dokumentów.
Opcja ta umożliwia usunięcie pojedynczego zaimportowanego dokumentu, lub zaznaczonych dokumentów.
Informacje szczególne w importowaniu plików JPK_VAT, JPK_V7M, JPK_V7K
W trakcie importowania dokumentów JPK_VAT dla faktur kosztowych podana jest tylko kwota netto oraz kwota VAT np. 100.00, 23.00. Program spróbuje dopasować stawkę VAT na podstawie tych kwot. Podczas dopasowania możliwe są odchylenia w kwocie VAT z dokładnością do 5 groszy (odchylenia mogą wynikać z różnic w sposobie obliczania kwoty VAT, od strony netto lub brutto). W przypadku braku możliwości dopasowania stawki VAT program spróbuje dopasować parę dwóch pierwszych stawek VAT (23% oraz 8%) – zakres tolerancji w tym przypadku wynosi 0gr – suma rozbitych kwot netto musi odpowiadać podanej kwocie netto, oraz suma kwot VAT musi odpowiadać kwocie VAT.
Informacje szczególne w importowaniu plików JPK_FA
W przypadku importowania faktur sprzedaży dla podatników rozliczających się według ryczałtu (Ewidencja przychodów), nie jest możliwe ustalenie stawki ryczałtu na podstawie danych z pliku. Po odczytaniu pozycji wiersza faktury, program spróbuje odszukać w kartotece towarów i usług pozycję po nazwie (nazwa musi się dokładnie zgadzać) oraz pobierze stawkę ryczałtu przypisaną do tej pozycji (o ile została przypisana). Jeżeli stawka ryczałtu nie jest określona dla pozycji lub program nie odnajdzie pozycji wtedy zastosuje stawkę ryczałtu według ustawień ogólnych (wybranego konta księgowego).
W przypadku importowania plików JPK_FA sprzedażowych dokumenty zostaną posortowanie według numeru faktury, zgodnie z ustawieniami numeracji faktur sprzedażowych w module sprzedaży.
Istnieje możliwość zdefiniowania w opcjach importowania, które z symboli powinny być importowane.
Następujące symbole dokumentów mogą być importowane z pliku EPP:
FZ – faktura zakupu
FR – faktura zakupu RR
FS – faktura sprzedaży
RZ – rachunek zakupu
RS – rachunek sprzedaży
KFZ – korekta faktury zakupu
KFS – korekta faktury sprzedaży
KRZ – korekta rachunku zakupu
KRS – korekta rachunku sprzedaży
MMW – przesunięcie międzymagazynowe
PZ – przyjęcie zewnętrzne
WZ – wydanie zewnętrzne
VPZ – PZ z VAT
VWZ – WZ z VAT
PW – przychód wewnętrzny
RW – rozchód wewnętrzny
ZW – zwrot ze sprzedaży detalicznej
ZD – zamówienie do dostawcy
ZK – zamówienie od klienta
PA – paragon
FWN – faktura wewnętrzna podatku należnego (tylko dla biura)
FWO – faktura wewnętrzna podatku naliczonego (tylko dla biura)
KWN – korekta faktury wewnętrznej podatku należnego (tylko dla biura)
KWO – korekta faktury wewnętrznej podatku naliczonego (tylko dla biura)
FM – faktura VAT marża (tylko dla biura)
Format importowanych danych INI
Punkt ten przeznaczony jest dla zaawansowanych użytkowników programu oraz dla programistów. W punkcie tym opisany zostanie format pliku, który można użyć do zaimportowania dokumentów do programu.
Plik INI powinien być zakodowany przy użyciu kodowania Centralnoeuropejskiego Windows-1250.
Dopuszczalne jest użycie kodowania UTF-8 BOM (początek pliku powinien zaczynać się od (szesnastkowo): EF BB BF),
Format ten opisuje pliki o rozszerzeniu „ini”. Format importowania danych INI opiera się na strukturze pliki INI przedstawionej poniżej:
W przypadku importowania dokumentów księgowych dostępne do wykorzystania są następujące pola:
TYP – Typ dokumentu w przypadku importowania dokumentów księgowych do zmiennej tej powinien przypisana zostać wartość „Dokument księgowy”.
NUMER EWIDENCJI – Numer ewidencji w przypadku korzystania z wielu ewidencji.
KONTRAHENT – Nazwa skrócona kontrahenta.
IMPORT KONTRAHENTA – opcjonalna wartość określająca rodzaj importowanego kontrahenta, w przypadku użycia powinna przyjąć jedną z dwóch wartości:
normalny
incydentalny
NUMER DOKUMENTU – numer dokumentu.
DATA – data dokumentu.
DATA KSIĘGOWANIA – data księgowania dokumentu.
DATA ZDARZENIA – data zdarzenia gospodarczego, jeśli określona, nadpisuje parę miesiąc księgowania i dzień zdarzenia.
OPIS – opis zdarzenia gospodarczego.
UWAGI – uwagi do dokumentu.
KONTO – konto księgowe zgodnie z ustawieniami w programie. W przypadku wykorzystania zmiennej KONTO, zmienne REJESTR oraz KOLUMNA powinny zostać nie wypełnione.
11 – krajowa dostawa towarów opodatkowana stawką 0% art.129 ustawy
12 – podatek należny spis z natury art.14 u.5
13 – zwrot odliczonej kwoty za zakup kasy art 111 u.6
14 – korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych
15 – korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć
16 – import towarów art.33a
17 – korekta podatku naliczonego art.89b ust.1
18 – korekta podatku naliczonego art.89b ust.4
19 – import usług
20 – mechanizm podzielonej płatności
21 – wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (OSS)
22 – sprzedaż na odległość towarów importowanych (IOSS)
23 – wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług na odległość (OSS)
KOLUMNA – kolumna Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
NETTO-XX – Kwota netto dla stawki XX% gdzie XX to np. 23, 22, 08, 05, 03.
VAT-XX – Kwota podatku dla stawki XX% gdzie XX to np. 23, 22, 08, 05, 03.
NETTO-00 – Kwota netto stawki 0%.
NETTO ZWOLNIONE – Kwota netto zwolniona od podatku VAT.
BEZ ODLICZEN – Kwota bez odliczeń.
NETTO NIE PODLEGA – Kwota nie podlega.
KWOTA – Suma kwot, bądź wartość kwoty.
KOLUMNA 7 – Wartość sprzedaży towarów i usług wyszczególniona jeżeli chcemy rozbić dokument na wiele kolumn PKPiR
KOLUMNA 8 – Wartość pozostałych przychodów wyszczególniona jeżeli chcemy rozbić dokument na wiele kolumn PKPiR
KOLUMNA 10 – Wartość zakupu towarów handlowych i materiałów jeżeli chcemy rozbić dokument na wiele kolumn PKPiR
KOLUMNA 11 – Wartość kosztów ubocznych zakupu wyszczególniona jeżeli chcemy rozbić dokument na wiele kolumn PKPiR
KOLUMNA 12 – Wartość wynagrodzeń w gotówce lub naturze wyszczególniona jeżeli chcemy rozbić dokument na wiele kolumn PKPiR
KOLUMNA 13 – Wartość pozostałych wydatków wyszczególniona jeżeli chcemy rozbić dokument na wiele kolumn PKPiR
KUP % – Procent zaliczenia do KUP
KOREKTA – Czy dokument jest dokumentem korygującym? (tak|nie).
ODLICZENIE VAT – wartość procentowa odliczenia VAT (zakupy).
NALICZENIE VAT – wartość procentowa naliczenia VAT (sprzedaż).
MAX ODLICZENIE VAT – wartość kwotowa maksymalnego odliczenia VAT.
KUP – czy nieodliczony VAT, wynikający z zastosowanego odliczenia, ma być zaliczony do Kosztów Uzyskania Przychodów.
DATA OTRZYMANIA – Data otrzymania dokumentu.
DATA DOSTAWY – Data dostawy towaru/usług.
WALUTA – Waluta.
KURS – Kurs przeliczenia.
KURS DATA – Data kursu.
KURS TABELA – Tabela przeliczeniowa kursu.
FORMA ZAPŁATY – forma płatności za fakturę.
TERMIN ZAPŁATY – termin płatności za fakturę.
ZAPŁACONO – Kwota wartości zapłaconej (w walucie).
KONTRAHENT-NAZWA PELNA – Nazwa pełna kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-ULICA – Ulica adresu kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-MIEJSCOWOSC – Miejscowość adresu kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-KOD POCZTOWY – Kod pocztowy kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-KRAJ – Kraj kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-NIP – NIP kontrahenta (bez kodu państwa). W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-NIP KOD – Kod państwa numeru NIP kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
OZNACZENIE DOKUMENTU VAT – Oznaczenie dowodu sprzedaży lub oznaczenie dowodu zakupu zgodnie z JPK_V7M
RO – Dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących,
WEW – Dokument wewnętrzny,
FP – Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy,
MK – Faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy,
VAT_RR – Faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy,
GTU-01 – Grupa towarowa 01 (wartość logiczna „tak”)
GTU-02 – Grupa towarowa 02
GTU-03 – Grupa towarowa 03
GTU-04 – Grupa towarowa 04
GTU-05 – Grupa towarowa 05
GTU-06 – Grupa towarowa 06
GTU-07 – Grupa towarowa 07
GTU-08 – Grupa towarowa 08
GTU-09 – Grupa towarowa 09
GTU-10 – Grupa towarowa 10
GTU-11 – Grupa towarowa 11
GTU-12 – Grupa towarowa 12
GTU-13 – Grupa towarowa 13
SW – Dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy (wartość logiczna „tak”)
EE – Świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy (wartość logiczna „tak”)
TP – Istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy
TT_WNT – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy
TT_D – Dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy
MR_T – Świadczenie usług turystyki opodatkowane na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy
MR_UZ – Dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy
I_42 – Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)
I_63 – Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)
B_SPV – Transfer bonu jednego przeznaczenia dokonany przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowany zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy
B_SPV_DOSTAWA – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy
B_MPV_PROWIZJA – Świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowane zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy
MPP – Wartość ignorowana – w celu określenia Mechanizmu podzielonej płatności należy skorzystać z typu transakcji,
IMP – Wartość ignorowana – w celu określenia wartości należy skorzystać z typu transakcji,
W poniższym przykładzie wystawiono fakturę na kwotę 100.00 EUR netto, 119.00 EUR brutto.
[Dokument 1]
TYP=Dokument księgowy
KONTRAHENT=Hans Klott
NUMER DOKUMENTU=0025/2021
DATA=15/09/2021
OPIS=Dostawa towarów na odległość
REJESTR=1
KOLUMNA=7 TYP FAKTURY=21 NETTO-19=100.00 VAT-19=19.00 KWOTA=119.00 ZAPŁACONO=119.00 WALUTA=EUR KURS=4.5112
KONTRAHENT-NAZWA PELNA=Hans Klott
KONTRAHENT-ULICA=Weißgerbergasse 1
KONTRAHENT-MIEJSCOWOSC=Nürnberg
KONTRAHENT-KOD POCZTOWY=90403 KONTRAHENT-KRAJ=Niemcy
KONTRAHENT-NIP=DE1111111111
W przypadku importowania dokumentów magazynowych do księgowania struktura dokumentu powinna być określona następującymi polami:
TYP – Typ dokumentu w przypadku importowania dokumentów księgowych do zmiennej tej powinien przypisana zostać wartość „Dokument magazynowy”.
NUMER EWIDENCJI – Numer ewidencji w przypadku korzystania z wielu ewidencji.
KONTRAHENT – Nazwa skrócona kontrahenta.
KONTRAHENT-NAZWA PELNA – Nazwa pełna kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-ULICA – Ulica adresu kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-MIEJSCOWOSC – Miejscowość adresu kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-KOD POCZTOWY – Kod pocztowy kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-KRAJ – Kraj kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
KONTRAHENT-NIP – NIP kontrahenta. W przypadku, gdy zapis kontrahenta o danej nazwie skróconej nie będzie istniał w bazie danych wartość tej zmiennej będzie domyślnie użyta dla danego kontrahenta.
NUMER DOKUMENTU – numer dokumentu magazynowego np. „WZ 24/2004”.
SYMBOL DOKUMENTU – symbol dokumentu magazynowego z zbioru („WZ”|”KWZ”|”PZ”|”KPZ”).
DATA DOKUMENTU – data dokumentu magazynowego.
DATA DOSTAWY – data dostawy.
FAKTURA – „tak|nie”. „Tak” jeśli do dokumentu została wystawiona faktura, „nie” jeśli paragon lub inny dokument.
KOREKTA – Czy dokument jest dokumentem korygującym? (tak|nie).
NUMER FAKTURY – Numer faktury (bądź paragonu) wystawionego do dokumentu magazynowego.
DATA FAKTURY – Data faktury do dokumentu magazynowego.
NETTO-XX – Kwota netto dla stawki XX% gdzie XX to np. 23, 22, 08, 05, 03.
VAT-XX – Kwota podatku dla stawki XX% gdzie XX to np. 23, 22, 08, 05, 03.
NETTO-00 – Kwota netto stawki 0%.
NETTO ZWOLNIONE – Kwota netto zwolniona od podatku VAT.
BEZ ODLICZEN – Kwota bez odliczeń.
NETTO NIE PODLEGA – Kwota nie podlega.
WALUTA – Waluta.
KURS – Kurs przeliczenia.
FORMA ZAPŁATY – forma płatności za fakturę.
TERMIN ZAPŁATY – termin płatności za fakturę.
ZAPŁACONO – Kwota wartości zapłaconej (w walucie).