Do czego służą dokumenty magazynowe?
Dokumenty magazynowe stanowią podstawę poprawnego księgowania obrotów towarów oraz świadczonych usług. Dzięki poprawnemu wprowadzaniu danych do dokumentów magazynowych można kontrolować stany poszczególnych towarów oraz ich obroty w określonych okresach czasu za pomocą odpowiednich raportów. Dokumenty magazynowe dzielą się na następujące kategorie:
Dokumenty wewnętrzne – zaliczyć tu można między innymi dokumenty RW, PW oraz BO. Są to dokumenty, które umożliwiają prowadzenie wewnętrznego obrotu towarami – początkowy ich stan (BO) oraz rozchód i przychód wewnętrzny (odpowiednio RW i PW)
Dokumenty zewnętrzne – tutaj zaliczane są między innymi dokumenty WZ i PZ oraz korekty tych dokumentów. Służą one do prowadzenia obrotu towarami i usługami pomiędzy Firmą a Klientami lub też Dostawcami (towarów). W przypadku konieczności zmiany ilości, ceny, stawki VAT towaru, należy do danego dokumentu wystawić dokument korygujący. Na podstawie dokumentów WZ wystawiane są faktury, rachunki i paragony – w zależności od potrzeb.
Więcej informacji o typach dokumentach można znaleźć w dziale poświęconym typom dokumentów magazynowych.
Jak wprowadzać dokumenty magazynowe?
Aby wprowadzić dowolny dokument magazynowy, należy wybrać z Menu opcję Magazyn/Dokumenty/Wprowadzanie dokumentów. Otworzy się okno wprowadzania dokumentu.
Pierwsza czynność jaką należy wykonać, to wybrać typ dokumentu z następujących BO, PW, RW, PZ, WZ, MM+, MM-. Pole symbolu dokumentu zostanie wypełnione symbolem ostatnio wprowadzanego dokumentu w celu ułatwienia pracy z programem.
Na podstawie niektórych dokumentów można wystawić później fakturę, bądź rachunek. Przykładowo do dokumentów WZ, PZ można wystawić fakturę. W przypadku dokumentu WZ istnieją różne typy faktur. Każdy z typów numeracji faktur ma odrębną numerację faktur. Numeracja dokumentów na podstawie, których faktury były wystawiane mają jednak wspólną numerację.
Kolejną czynnością jest wybór numeru danego dokumentu. Każdy typ dokumentu posiada oddzielną numeracją. Wyjątkiem jest numeracja dokumentów WZ i KWZ, która może być wspólna. W razie takiej potrzeby należy wybrać odpowiednią opcję dla modułu magazyn z okna Edycji Firmy. Numer dokumentu możemy podać ręcznie, lub też skorzystać z jednego z dwóch przycisków. „Pierwszy wolny” – po naciśnięciu tego przycisku zostanie ustawiony pierwszy wolny numer tego typu dokumentu. „Kolejny wolny” – zostanie użyty ostatni wprowadzony numer dokumentu zwiększony o jeden. Należy pamiętać, iż numery dokumentów są unikatowe w zasięgu roku.
Następnie należy w razie potrzeby zmienić datę dokumentu – domyślnie przyjmowana jest data dnia bieżącego. Należy także wybrać kontrahenta. Kontrahentów można dodawać, aktualizować i usuwać (jeśli nie było żadnych zapisów księgowych dotyczących danego kontrahenta) bezpośrednio przy ich wyborze.
Nr zamówienia kont. należy wprowadzić numer zamówienia kontrahenta
Typ transakcji wybieramy jeden z odpowiednich typów transakcji.
Jeśli podatnik-firma jest podatnikiem wewnątrz unijnym należy podać dodatkowo następujące dane:
NIP dla transakcji wewnątrz unijnej, poza terytorium kraju można zmienić dla wybranego kontrahenta (dla tej konkretnej transakcji) numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. Przed NIP-em można wprowadzić symbol kraju należącego do Unii Europejskiej NIP unijny
Po wykonaniu powyższych czynności można przejść do dodawania oraz edycji kolejnych pozycji dokumentu. Służą temu następujące przyciski, które są umieszczone w dolnej części okna:
dodawanie pozycji dokumentu
Pole to służy do dodawania kolejnych pozycji dokumentu – towarów oraz usług. Przykładem może być przy sprzedaży towaru klientowi, dodanie do dokumentu typu WZ pozycji informującej o towarze – jego cenie, ilości. Po naciśnięciu tego przycisku otworzy się okno wyboru towaru lub usługi, gdzie można przejrzeć i wybrać interesujący nas towar lub też usługę (usługa tylko w przypadku dokumentu WZ). W oknie tym znajdują się także informacje o stanie towaru w magazynie, jego cenie, jednostce miary, stawce VAT jakiej podlega dany towar. Gdy wybierzemy już towar lub usługę, przechodzimy do okna, w którym podajemy następujące dane:
Dla dokumentu BO – cenę netto (jest to rzeczywista cena zakupu) i ilość (jest to ilość przyjmowanego na stan towaru). Opcjonalnie można także zmienić stawkę VAT, domyślnie dokument taki jest zwolniony od podatku VAT
Dla dokumentu PW – cenę netto (jest to rzeczywista cena zakupu) i ilość (jest to ilość przyjmowanego na stan towaru).
Dla dokumentu RW – cenę sprzedaży (jest to cena ważona) i ilość (jest to ilość, która jest wydawana z magazynu).
Dla dokumentu PZ – stawkę VAT według której kupowany jest towar, cenę zakupu i ilość zakupionego towaru.
Dla dokumentu WZ – stawkę VAT według której będzie dokonywana sprzedaż (należy wybrać jedną z możliwych stawek VAT), cenę sprzedaży i ilość sprzedawanego towaru lub usługi, dodatkowo dla wystawienia faktury zgodnie z procedurą marży należy podać cenę zakupu sprzedawanego towaru lub usługi.
Po akceptacji wracamy do okna wprowadzania dokumentu, z którego możemy dodać nową pozycje, lub zmienić wprowadzoną już pozycję.
zmiana pozycji dokumentu
Po wybraniu tego pola można zmienić stawkę VAT, cenę oraz ilość danej pozycji dokumentu.
inne funkcje
- Rozlicz zaliczkę – rozlicza zaliczkę, tworząc fakturę końcową
- Przelicz na PLN – przelicza dokument wystawiony w walucie obecnej na PLN – dokument jest zapisany wtedy już w kwotach PLN
- Wczytaj pozycje z pliku – wczytuje pozycje z pliku w celu masowego przetwarzania. Obsługiwany jest import z pliku CSV w przykładowym formacie:
MAGAZYN;INDEKS;NAZWA;CENA;ILOSC
001;LAMPKA BIUROWA;Lampka biurowa;150,78;1
001;DRUGA POZYCJA;;120,2;2- Jeżeli nazwa nie jest podana, pobierana jest nazwa z kartoteki towarów.
- Należy pamiętać, aby ostatnia linia z danymi również kończyła się znakiem końca linii.
- Zapisz – zapis faktury do wybranego formatu.
usuwanie pozycji dokumentu
Pole to umożliwia usunięcie wybranej pozycji z dokumentu.
W momencie, gdy wszystkie pola są już wypełnione, można przejść do fakturowania bądź wystawiania paragonu oraz księgowania dokumentu. Można także zakończyć wprowadzanie dokumentu, a zafakturowanie go lub wystawienie paragonu oraz zaksięgowanie można dokonać w innych oknach modułu magazynowego, np. w oknie zestawienia dokumentów. Przy zakończeniu wprowadzania można wydrukować wprowadzony dokument.
Do dokumentu można dodać dowolną uwagę, którą będzie drukowana pod dokumentem. Uwaga ta może składać się z kilku wierszy.
Jeśli dokument nie został zafakturowany ani zaksięgowany, można anulować jego wprowadzanie wybierając przycisk
Należy pamiętać, że nie można zmieniać usuwać, ani dodawać pozycji w dokumencie,gdy dokument ten został już zafakturowany, lub został do niego wystawiony paragon.
W jaki sposób „zdejmowane” są towary z magazynu?
Wydawania towarów z magazynu (zdjęcie odpowiedniej ilości ze stanów magazynowych) odbywa się według zasady kolejki FIFO (ang. First In First Out tłum. Pierwsze Przyszło Pierwsze Wyjdzie). Towary, które przyjęte zostały do magazynu najwcześniej, będą wydawane jako pierwsze.
Jak usunąć dokument magazynowy?
Program nie zezwala na usuwanie dokumentów magazynowych w dowolny sposób. Aby usunąć dokument, należy poddać go korekcie o ile jest to możliwe, bądź też utworzyć odpowiedni dokument RW do dokumentu PW, bądź odwrotnie. Wyjątek stanowi nie zafakturowany dokumenty WZ i PZ, który można usunąć. Aby usunąć taki dokument należy w oknie zestawienia dokumentów magazynu za pomocą przycisku oznaczonego etykietą „Edytuj”, rozpocząć edycję dokumentu. Edytowany dokument należy wtedy anulować. W ten sposób można usunąć nie zafakturowane dokumenty WZ i PZ. Inne dokumenty BO, PW czy RW można także usuwać, należy w tym celu je anulować. Jeżeli dokument został zafakturowany należy najpierw usunąć fakturę w oknie zestawienia faktur.
Aby usunąć dokument należy:
- Jeżeli dokument jest nie zafakturowany przejdź do punktu 4.
- Jeżeli faktura była zaksięgowana wystornuj dokument z ksiąg.
- Usuń fakturę w oknie zestawienia faktur.
- W oknie zestawienia dokumentów podświetl wybrany dokument i naciśnij „Edytuj”. Gdy zaś pokaże się na ekranie okno edycji dokumentu należy nacisnąć przycisk „Usuń dok.” w celu usunięcia go z ewidencji.
Zestawienie dokumentów magazynowych
W celu przejrzenia wszystkich wprowadzonych dokumentów należy wybrać z Menu opcję Magazyn/Zestawienia/Zestawienie dokumentów. Otworzy się okno, w którego górnej części będzie znajdować się lista dokumentów magazynowych, a w dolnej liście będą widoczne poszczególne pozycje dokumentu podświetlonego wyżej dokumentu. Listę pozycji dokumentu można wyłączyć wybierając przycisk z trzema trójkątami znajdujący się pomiędzy obiema listami. W celu przywrócenia listy należy ponownie wybrać ten przycisk.
W dolnej części okna znajdują się następujące przyciski:
